Российское здравоохранение активно переходит на цифровизацию. Одно из ключевых изменений касается внедрения электронных справок и QR-кодов в медицинскую документацию. Если вы работаете в пищевой промышленности, торговле или образовании, вам важно понимать, как эти нововведения влияют на оформление медицинской документации ваших сотрудников.
Что изменилось в требованиях к электронным справкам
С 1 августа 2025 года вступили в силу новые правила для медицинских справок. Теперь вместо традиционного бумажного документа работники получают электронную справку с QR-кодом и уникальным номером. Это касается, в частности, медсправок для водителей и других видов медицинской документации.
Основные преимущества электронного формата:
Борьба с подделками — электронные справки практически невозможно подделать. Подлинность документа можно проверить моментально через единую государственную систему.
Упрощение процедур — работники получают справку сразу после прохождения медосмотра, а затем могут зарегистрировать её через портал Госуслуг, МФЦ или напрямую у работодателя.
Автоматизация — данные автоматически загружаются в базы данных соответствующих ведомств, что исключает необходимость в ручном заполнении.
Доступность — человеку выдается QR-код и уникальный номер справки, которые полностью заменяют бумажный документ.
Электронные личные медицинские книжки (ЭЛМК): новый стандарт
Одно из самых значительных изменений — переход на электронные личные медицинские книжки (ЭЛМК) для работников, чья деятельность требует медицинского допуска.
Что такое ЭЛМК и кому она нужна
Электронная личная медицинская книжка — это цифровой аналог бумажного документа, подтверждающий соответствие работника санитарно-эпидемиологическим требованиям. ЭЛМК требуется для работников: пищевой промышленности и общественного питания; коммунальных и бытовых услуг; образовательных учреждений; здравоохранения; других сфер, определенных законодательством.
Ключевые параметры ЭЛМК
Электронная медицинская книжка содержит следующие сведения:
Уникальный идентификатор из подсистемы ЭЛМК и двухмерный (QR) штрих-код;
Двухмерный штрихкод для быстрой идентификации;
Дата формирования ЭЛМК;
Персональные данные работника: ФИО, дата рождения, место регистрации;
Информация о работодателе — при переходе на новое место работы вносятся соответствующие записи;
Отметки о прививках и перенесенных инфекционных заболеваниях;
Результаты медосмотров и дата очередного периодического медосмотра;
Сведения о прохождении санминимума (профессиональная гигиеническая подготовка и аттестация);
Дата очередной аттестации работника.
ЭЛМК подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ответственного работника местного филиала Центра гигиены и эпидемиологии.
График внедрения ЭЛМК
Переход на электронные медицинские книжки происходит постепенно:
До 1 сентября 2025 года — разрешено выдавать как бумажные, так и электронные медкнижки. Бумажные книжки старого образца со специальными голографическими марками продолжают действовать, пока в них не закончатся страницы.
С 1 сентября 2025 года — бумажные медкнижки можно получить только по личному заявлению и только в обычном виде (без голографических марок). Это будет обычная распечатка ЭЛМК, заверенная подписями и печатью центра санэпиднадзора.
С 1 сентября 2026 года — планируется полный переход на электронные медицинские книжки. Они будут выдаваться в качестве основного документа.
Роль QR-кодов в медицинской документации
Функции QR-кодов
QR-коды в медицинской документации выполняют несколько важных функций:
Идентификация — уникальный QR-код содержит закодированную информацию о документе и его владельце.
Верификация — позволяет мгновенно проверить подлинность справки через единую государственную систему.
Удобство — вместо того чтобы хранить множество бумажных документов, работник может предъявить QR-код на экране смартфона.
Интеграция — информация автоматически передается между ведомствами и системами (ЕГИСЗ, подсистемой ЕЛМК, Роспотребнадзором).
Технические требования к QR-кодам
QR-коды в медицинских справках содержат:
Уникальный номер справки;
Дату выдачи;
Сведения о владельце документа;
Цифровую подпись уполномоченного лица.
Современные смартфоны и планшеты могут отсканировать такой код встроенной камерой, что упростило проверку документов.
Как оформить электронные справки и ЭЛМК: пошаговая инструкция
Этапы оформления ЭЛМК
Шаг 1 — направление на медосмотр
Работодатель или сам соискатель направляется на прохождение предварительного или периодического медицинского осмотра. При обращении в медицинскую организацию необходимо:
Заполнить согласие на обработку персональных данных и передачу сведений в подсистему ЭЛМК;
Пройти осмотры у врачей;
Сдать необходимые анализы (флюорография, анализы на инфекции и другие исследования).
Шаг 2 — получение результатов
Медицинское учреждение формирует заключения врачей, результаты лабораторных исследований в электронном виде и передает их в ЕГИСЗ. Оттуда эти данные автоматически поступают в подсистему ЭЛМК. Бумажные результаты больше не требуются.
Шаг 3 — подача заявления на ЭЛМК
После получения итогового заключения о медосмотре работник обращается в местный Центр гигиены и эпидемиологии (центр санэпиднадзора) для оформления ЭЛМК. Это можно сделать:
Лично;
Через портал Госуслуги (необходима подтвержденная учетная запись);
Через представителя.
Шаг 4 — получение ЭЛМК
Центр санэпиднадзора вносит в ЭЛМК все данные из ЕГИСЗ о результатах медосмотра. Работника уведомляют о готовности медкнижки в течение одного рабочего дня по телефону, email или через Госуслуги. ЭЛМК подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.
Шаг 5 — прохождение санминимума
После готовности ЭЛМК работник должен пройти санминимум — профессиональную гигиеническую подготовку и аттестацию. Это может быть компьютерное тестирование или собеседование, проводящееся в центре санэпиднадзора. Обучение занимает до 12 часов.
Проверка подлинности электронных справок
Как проверить справку через систему
Работодатели и другие заинтересованные лица могут проверить подлинность электронной справки несколькими способами:
Через Единый реестр
Для проверки медицинских книжек существует Единый реестр личных медицинских книжек Роспотребнадзора с открытым доступом. Здесь содержатся сведения о всех выданных медкнижках.
Сканирование QR-кода
Можно отсканировать QR-код встроенной камерой смартфона, что позволит моментально проверить подлинность.
Проверка через государственные системы
Информация об электронных справках передается в соответствующие государственные системы (ЕГИСЗ, подсистему ЭЛМК), где её также можно верифицировать.
Периодические обновления медицинской документации
Сроки переоформления
Электронные справки и медицинские книжки имеют определенный срок действия. Работник должен своевременно проходить периодические медосмотры. Информация о дате очередного медосмотра указывается непосредственно в ЭЛМК.
Уведомление о необходимости переаттестации
Система автоматически отслеживает сроки действия документов. Работник получит уведомление о необходимости переаттестации по санминимуму.
Переходный период: как работает сейчас
Действие старых документов
На данный момент действует переходный период. Это означает:
Бумажные медицинские книжки старого образца со специальными защитными голографическими марками остаются действительными.
Они действуют до полного завершения страниц в книжке.
Электронные медкнижки можно получить уже сейчас, и они имеют полную юридическую силу, как и бумажные.
Рекомендации для работодателей
Если на вашем предприятии работают сотрудники с бумажными медкнижками:
Нет необходимости срочно переоформлять их на электронные;
Старые документы действуют до истечения их срока действия;
Постепенно переводите новых сотрудников на получение ЭЛМК;
Убедитесь, что медицинская организация, куда вы направляете работников, может оформлять электронные справки.
Преимущества для работодателей
Внедрение электронных справок и ЭЛМК приносит ряд преимуществ:
Снижение рисков — практически невозможно подделать или использовать поддельные документы.
Экономия времени — не нужно физически хранить горы архивных документов. Всю информацию можно найти в электронных системах.
Быстрая проверка — работодатель может оперативно проверить статус медицинского документа работника через государственные реестры.
Автоматизация — снижается бюрократия, информация передается между системами автоматически, что снижает риск ошибок.
Соответствие требованиям — система помогает автоматически отслеживать сроки переаттестации и медосмотров.
Как подготовиться к полному переходу на ЭЛМК
Для работодателей
Проинформируйте персонал о предстоящих изменениях;
Уточните в учреждениях здравоохранения, проводят ли они оформление электронных справок;
Обновите документооборот — внесите изменения в положения о приеме сотрудников;
Организуйте обучение кадровых работников работе с новой системой;
Установите процедуру проверки подлинности электронных документов.
Для работников
Получите подтвержденную учетную запись на портале Госуслуг;
Начните оформление ЭЛМК заранее, не дожидаясь крайних сроков;
Сохраняйте уведомления о готовности электронных справок;
Учитывайте сроки действия документов и планируйте переаттестацию заблаговременно.
Частые вопросы
Обязательна ли электронная медкнижка?
С 1 сентября 2026 года электронные медкнижки станут основным форматом документа для работников, чья деятельность требует медицинского допуска.
Что делать, если в медицинской организации предлагают только бумажную справку?
До 1 сентября 2025 года учреждения могут выдавать оба формата. Требуйте электронную справку, если это возможно.
Можно ли получить печатную копию ЭЛМК?
Да, по личному заявлению работника центр санэпиднадзора может выдать заверенную печатью распечатку электронной медицинской книжки.
Где проверить подлинность справки?
Используйте Единый реестр личных медицинских книжек Роспотребнадзора или государственные системы, в которые передаются данные о справках.
Нужна помощь с оформлением медицинской документации? Специалисты компании spravkimed21 помогут вам разобраться во всех нюансах получения электронных справок и медицинских книжек. Свяжитесь с нами для консультации!
